Amministrazione Trasparente, Albo Pretorio e Privacy... facciamo chiarezza!
Prima di iniziare occorre fare una una piccola premessa o per meglio dire, una distinzione tra due
aree che spesso, soprattutto per i neofiti, vengono confuse e immaginate come la medesima cosa.
Occorre quindi, fare un piccolo passo indietro e mettere in luce la differenza tra Pubblicità Legale
(Albo Pretorio) e Trasparenza (Amministrazione Trasparente)
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L'Albo pretorio, per intenderci è quello che un tempo era un luogo fisico: il portico esterno al
palazzo comunale, dove il Comune affigge ogni atto, documento o avviso che deve essere reso
pubblico, cioè diffuso, portato a conoscenza di tutti i cittadini.
Il motivo dell'esistenza dell'albo pretorio è proprio quello di rendere pubblico tutto quello che la
pubblica amministrazione decide.
L’albo pretorio è il mezzo di pubblicità previsto dalla legge anche per altri casi diversi dalle
comunicazioni dell’Amministrazione, come in alcune situazioni specifiche quali le pubblicazioni di
matrimonio o il cambio del nome.
Da gennaio 2011 l'albo pretorio si è trasformato ed è diventato "virtuale". Tutti i documenti e gli atti
che devono essere divulgati/diffusi sono resi pubblici tramite Internet.
Le regole con le quali funziona l'albo pretorio non cambiano, rimangono invariate. Cambia lo
strumento: al posto del documento stampato e affisso all’albo pretorio c'è una sezione dedicata
all’interno del portale istituzionale.
Ogni tipologia di documento deve rimanere "pubblica", consultabile da tutti, per un numero di giorni
considerato congruo, cioè sufficiente perché i cittadini vengano a conoscenza della decisione,
dell'evento, ecc...
È la legge che stabilisce per ciascuna tipologia di atto il periodo di affissione.
Sono affissi all'albo per un numero di giorni preciso:
• 15 giorni: deliberazioni di Giunta e Consiglio (comunale e circoscrizionale)
• 15 giorni: ordinanze (ci sono delle eccezioni previste per legge)
• 45 giorni: atti urbanistici (varianti al piano regolatore, piani di recupero, osservazioni...)
• 30 giorni: segnalazioni dei cittadini che hanno cambiato nome
• 1 giorno: irreperibilità temporanea
• 8 giorni: pubblicazioni di matrimonio
• 8 giorni: documenti degli enti finanziari come Equitalia
Inoltre, tutte le volte che i documenti contengono una scadenza per presentare una domanda (ad
esempio nel caso di bandi di gara, bandi di concorso, ecc...) l'affissione all'albo pretorio non ha una
durata sempre uguale: il documento resta all'affissione fino al giorno in cui si può presentare la
domanda (compreso).
Vale la stessa regola per le convocazioni del Consiglio o delle commissioni: il documento rimane
affisso fino al giorno in cui si riunisce il Consiglio Comunale o la commissione (compreso).
Attenzione: la pubblicazione stessa dell’atto fa parte della sua validità!
Mi spiego meglio: un atto della pubblica amministrazione non ha efficacia, cioè non ha validità
legale, se non è pubblico o affisso in un luogo pubblico (appunto, l’albo pretorio)!
Provvedimenti del Garante
Come abbiamo già detto, la normativa statale di settore prevede, al riguardo, che:
«Tutte le deliberazioni del comune e della provincia sono pubblicate mediante pubblicazione
all’albo pretorio, nella sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche
disposizioni di legge» (art. 124, comma 1, del d. lgs. 18/8/2000 n. 267).
A tal proposito, ricordiamo recenti provvedimenti emanati dall’Autorità Garante riguardo la
permanenza nel web di dati personali contenuti nelle deliberazioni degli enti locali oltre il termine di
quindici giorni (doc. web n. 9446659; doc. web n. 9584474).
In entrambe le fattispecie, si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato, in quanto:
1. sono stati diffusi sul sito web istituzionale, dati e informazioni personali in violazione del
principio di minimizzazione.
Non risultavano cioè essere necessari rispetto alla finalità del trattamento, violando i principi di base
del trattamento contenuti negli artt. 5, par. 1, lett. c), del RGPD;
2. la pubblicazione si è protratta per più di quindici giorni previsti.
Determinando, per il periodo eccedente la durata prevista dalla normativa di riferimento, una
diffusione dei dati personali illecita perché non supportata da idonei presupposti normativi.
Nello specifico, la permanenza oltre il termine, può integrare una violazione dell’art. 2-ter, commi 1
e 3, del Codice privacy.
Tuttavia, può capitare che gli enti locali vogliano continuare a mantenere nel proprio sito web
istituzionale gli atti e i documenti pubblicati (ad esempio nelle sezioni dedicate agli archivi degli atti
e/o della normativa dell’ente).
Possono?
L’ Autorità ha evidenziato che il predetto termine non impedisce certamente agli enti locali di
continuare a mantenere nel proprio sito web istituzionale gli atti e i documenti pubblicati, ma sarà
necessario apportare opportuni accorgimenti per la relativa tutela in relazione ai soli dati personali.
Come?
Provvedendo ad oscurare nella documentazione pubblicata i dati e le informazioni idonei a
identificare, anche in maniera indiretta, i soggetti interessati.
Ma c’è di più.
Non compete ad ANAC la vigilanza sulla pubblicazione dei documenti e delle informazioni pubblicate
nell’albo pretorio on-line!
Detto questo adesso possiamo parlare di “Amministrazione trasparente” che è, anch’essa, una
sezione del sito istituzionale in cui sono reperibili i dati, i documenti e le informazioni concernenti
vari aspetti dell’organizzazione e delle funzioni dell’Istituto, soggetti, per disposizione di legge, ad
obbligo di pubblicazione, ovvero pubblicati di iniziativa dell’Istituto.
Quale è l’obiettivo? L’obiettivo si basa su un principio di trasparenza (decreto legislativo 14 marzo
2013, n. 33 così come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97) inteso come
accessibilità totale ai dati e documenti che riguardano l'organizzazione e l'attività delle pubbliche
amministrazioni, per favorire il controllo diffuso da parte dei cittadini sull'operato delle istituzioni e
sull'utilizzo delle risorse pubbliche.
Tutto questo semplicemente perchè gli obblighi di pubblicazione concorrono a garantire l' integrità
delle pubbliche amministrazioni, ovvero il rispetto, da parte di tutti coloro che vi operano, di principi
e norme di comportamento etico, ed a prevenire fenomeni di corruzione o di abusi in genere.
Ok.... ma come è fatta? e cosa c’è all’interno?
Per intenderci è come una grande libreria, divisa in sezioni ben definite: troviamo documenti,
informazioni, dati relativi agli organi istituzionali, al personale, dirigente e non, ai consulenti e
collaboratori esterni (anche i curriculum delle aziende che svolgono servizi per l’Ente), si può
consultare, il Regolamento di organizzazione, il Piano triennale di prevenzione della corruzione ed il
Piano della performance.
È possibile acquisire informazioni relative ai concorsi, alle procedure per l’acquisizione di lavori,
servizi, e forniture, ai bilanci preventivi e consuntivi, alle società partecipate, al patrimonio gestito
dall’Ente.
È una fotografia istantanea dell’Ente
Attenzione: è importante soffermarci su alcuni punti fondamentali
In questo caso la durata di pubblicazione è uguale per tutti i documenti e le informazioni al suo
interno ovvero, 5 anni! (decorrenti però dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello da cui decorre
l’obbligo di pubblicazione)
Ad esempio: il 15 Agosto 2021 l’ente pubblica il curriculum della nuova azienda addetta alla
manutenzione della telefonia, questo curriculum deve rimanere pubblico non fino al 15 Agosto 2026
ma fino al 1 Gennaio 2027 perchè la decorrenza parte dal 1 Gennaio 2022
Inoltre, come specificato precedentemente, non essendo una semplice bacheca di affissione (Albo
Pretorio), ma una libreria, all’interno della quale ogni scaffale (sezione) è soggetta (principalmente) a
due regole ben definite: tipologia di contenuti (ovvero ogni informazione può avere forme diverse,
grafici, elenchi, relazioni, tabelle) e tempi di aggiornamento (per intenderci quando
l’informazione/documento deve essere resa pubblica o deve essere aggiornata)
Qualche esempio:
Sezione: Articolazione degli uffici - Organigramma
Illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati,
dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni
grafiche, ad esempio tabelle o altri grafici. L’aggiornamento deve essere tempestivo, ovvero ogni
qualvolta varia l’organizzazione dell’ente.
Sezione: Provvedimenti
solamente per elenchi (non deve essere pubblicato ogni singolo provvedimento ma solamente
l’elenco dei provvedimenti) in questo caso l’aggiornamento può avvenire anche ogni 6 mesi.
Sezione: Prevenzione della corruzione
Il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, pubblica sotto forma di
relazione un documento recante i risultati dell’attività svolta (entro il 15 dicembre di ogni anno).
Tale contenuto deve essere pubblicato annualmente
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Detto ciò per poter iniziare a lavorare all’interno della sezione Amministrazione Trasparente, è
necessario innanzitutto conoscere le varie sezioni e sottosezioni, un esempio molto esaustivo può
essere tratto dal sito dell’Anac o ancor meglio dal sito del Ministero dell’Interno, nel quale oltre ad
esservi una selezione delle categorie ben strutturata, è presente all’interno di quest’ ultime un breve
paragrafo che illustra le tipologie di documento contenute e i tempi di aggiornamento.
Fondamentale è, ovviamente che ogni documento sia in formato nativo digitale (non scansioni, foto,
ecc)
La trasparenza e le disposizioni in materia di protezione dei dati personali
Bisogna evidenziare, però, che l’accessibilità totale dei dati e documenti, va intesa nel rispetto delle
disposizioni in materia di protezione dei dati personali (così come abbiamo visto nel caso dell’Albo
pretorio).
L’art. 1 comma secondo, del decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97 sancisce che:
“La trasparenza, nel rispetto delle disposizioni in materia di segreto di Stato, di segreto
d'ufficio, di segreto statistico e di protezione dei dati personali concorre ad attuare il
principio democratico e i principi costituzionali di eguaglianza, di imparzialita', buon
andamento, responsabilita', efficacia ed efficienza nell'utilizzo di risorse pubbliche,
integrita' e lealta' nel servizio alla nazione”
Vero è che la pubblica amministrazione, riprendendo la metafora cara a Turati, deve essere come
una “casa di vetro”, cioè tale che al suo interno sia tutto costantemente visibile e a disposizione del
cittadino. Ma attenzione! Le amministrazioni devono essere trasparenti, le persone no!
Ciò significa che soggetti all’obbligo di pubblicazione non sono i dati personali riguardanti le persone
fisiche, ma dati riguardanti l’oggetto dei provvedimenti amministrativi, ovvero dati realmente
necessari e proporzionati alla finalità di trasparenza perseguita nel caso concreto.
Questa concezione non era chiara prima... e forse non lo è neanche adesso.
Cerchiamo allora di fare chiarezza.
normativo che impone la pubblicazione nel proprio sito web istituzionale dell’atto o documenti che
contengono dati personali, la pubblicazione deve avvenire nel rispetto dei principi di necessità,
pertinenza e non eccedenza.
Emblematico è il caso di un Comune siciliano che nel pubblicare un provvedimento relativo ad un
Permesso di costruire, ha provveduto ad oscurare non solo qualsiasi dato personale relativo al
soggetto richiedente, ma anche le date, i vari importi, il nominativo dell’ingegnere che ha reso la
dichiarazione di adattabilità e, dulcis in fundo, ha oscurato la firma Responsabile del servizio che ha
rilasciato suddetto permesso.
Come abbiamo visto, la delicata questione della necessità di contemperamento di due interessi di
rango primario, da un lato il principio di trasparenza dell'attività della Pubblica Amministrazione,
dall’altro il diritto alla riservatezza e alla protezione dei dati personali delle persone fisiche, assume
rilevanza fondamentale nell’ambito dell’attività svolta dalla P.a., ed è ancora oggi oggetto di
confusione da parte di molti comuni che molto spesso non hanno idea di cosa pubblicare e di cosa
invece va oscurato all’interno del loro sito istituzionale.
Per concludere, ribadiamo che vanno distinte, considerato il profilo del diverso regime giuridico
applicabile:
- le disposizioni che regolano gli obblighi di pubblicità dell’azione amministrativa per finalità
di trasparenza (a cui si applica il regime previsto dal d. lgs. n. 33/2013, termine di 5 anni di
mantenimento del documento sul web, obbligo di indicizzazione, possibilità di riutilizzo, ecc.)
- da quelle che regolano forme di pubblicità per finalità diverse, estranee all ́oggetto del
decreto legislativo n. 33/2013 (obblighi di pubblicazione a fini di pubblicità legale, pubblicità
integrativa dell ́efficacia, pubblicità dichiarativa o notizia).
In tale quadro, alla luce dei recenti provvedimenti emanati dall’Autorità Garante, è evidente come
ancora oggi all’interno di una P.A. sia necessario comprendere quando e come “oscurare” questi
vetri.
Il rischio è infatti quello di passare da un eccesso ad un altro: da una segretezza dell’azione
amministrativa che lascia il cittadino completamente al buio, ad una trasparenza della stessa
disarmante che sembrerebbe lasciare la casa della pubblica amministrazione senza vetri.
